Room booking display: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Een vergaderruimte die volgens de agenda bezet is, maar waar niemand zit. Of collega’s die voor dezelfde ruimte staan omdat ze allebei denken dat ze deze hebben gereserveerd. Op drukke kantoorlocaties komen dit soort situaties regelmatig voor. Met een room booking display kun je veel van deze problemen voorkomen. Maar hoe werkt zo’n digitaal scherm precies en wat levert het op?

Kort antwoord: Een room booking display is een digitaal scherm bij een vergaderruimte waarop je direct ziet of de ruimte beschikbaar of gereserveerd is. Het scherm is gekoppeld aan een reserveringssysteem en toont actuele boekingen. Medewerkers kunnen hierdoor eenvoudiger een vergaderruimte vinden, reserveren en gebruiken, zonder onnodige onderbrekingen of dubbele boekingen.

Wat is een room booking display?

Een room booking display is een digitaal scherm dat meestal naast de ingang van een vergaderruimte hangt. Het toont informatie over de beschikbaarheid van de ruimte, geplande vergaderingen en eventuele volgende reserveringen. Vaak kun je aan de kleur van het scherm al zien of de ruimte vrij of bezet is.

Bij sommige systemen kunnen medewerkers via het touchscreen direct een ruimte reserveren. Andere displays zijn vooral bedoeld om bestaande reserveringen zichtbaar te maken. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van het gekozen systeem en de instellingen.

Vooral in kantoren met meerdere vergaderruimtes biedt dit overzicht. Medewerkers hoeven niet meer verschillende agenda’s te openen om te controleren waar ze terechtkunnen. Een korte blik op het scherm is vaak voldoende.

Hoe werkt een room booking display in de praktijk?

Een room booking display werkt doorgaans samen met een digitaal reserveringssysteem. Dit systeem houdt bij wanneer ruimtes geboekt zijn en zorgt ervoor dat de juiste informatie op het scherm verschijnt.

Koppeling met de digitale agenda

De meeste oplossingen kunnen worden gekoppeld aan agendaomgevingen zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Wanneer iemand een vergaderruimte reserveert, wordt de boeking via het gekoppelde systeem verwerkt. Het display toont vervolgens dat de ruimte gedurende het betreffende tijdslot bezet is.

Stel dat een medewerker een vergadering plant van 10.00 tot 11.00 uur. Op het scherm naast de vergaderruimte verschijnt de reservering. Collega’s zien daardoor dat de ruimte op dat moment niet beschikbaar is.

Reserveren via het touchscreen

Bij displays met een interactieve functie is het mogelijk om rechtstreeks op het scherm een reservering te maken. Dat is vooral prettig voor korte, spontane overleggen. Je hoeft dan niet eerst achter een computer te gaan zitten.

Een medewerker kan bijvoorbeeld zien dat een ruimte nog dertig minuten beschikbaar is. Via het scherm reserveert diegene de ruimte voor een kort overleg. De boeking wordt vervolgens verwerkt in het gekoppelde reserveringssysteem.

Aanmelden en reserveringen vrijgeven

Sommige systemen beschikken over een check-infunctie. Medewerkers bevestigen daarmee dat ze daadwerkelijk aanwezig zijn. Als niemand zich binnen een ingestelde periode aanmeldt, kan het systeem de reservering automatisch annuleren.

Deze functie voorkomt dat vergaderruimtes onnodig geblokkeerd blijven. Het is wel belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over het aanmelden. Anders kan een ruimte worden vrijgegeven terwijl de vergadering nog moet beginnen.

Welke voordelen biedt een room booking display?

Een digitaal reserveringsscherm maakt niet alleen zichtbaar welke ruimtes beschikbaar zijn. Het kan ook bijdragen aan een prettigere en beter georganiseerde werkomgeving.

Minder dubbele boekingen en verwarring

Wanneer iedereen dezelfde actuele reserveringsinformatie gebruikt, neemt de kans op dubbele boekingen af. Medewerkers weten welke ruimte voor hen is gereserveerd en wanneer deze weer beschikbaar komt.

Een room booking display toont reserveringsinformatie bij de ingang van een vergaderruimte en kan onderdeel zijn van een digitaal ruimteboekingssysteem. Daardoor is de planning zichtbaar op de plek waar medewerkers de informatie nodig hebben. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat iemand een lopende vergadering onderbreekt om te vragen of de ruimte nog lang bezet blijft.

Efficiënter gebruik van vergaderruimtes

In veel kantoren worden vergaderruimtes gereserveerd zonder dat ze daadwerkelijk worden gebruikt. Een afspraak wordt bijvoorbeeld geannuleerd, maar de reservering blijft staan. Andere medewerkers denken daardoor dat de ruimte bezet is.

Met een check-infunctie en automatische vrijgave kan een reserveringssysteem dit probleem beperken. Ongebruikte ruimtes worden opnieuw beschikbaar gesteld. Vooral bij organisaties waar vergaderruimtes schaars zijn, kan dat een merkbaar verschil maken.

Minder tijd kwijt aan zoeken

Het zoeken naar een vrije vergaderruimte kost soms meer tijd dan verwacht. Zeker wanneer medewerkers meerdere verdiepingen moeten doorlopen of collega’s moeten vragen welke ruimtes beschikbaar zijn.

Displays met duidelijke kleurindicaties maken de beschikbaarheid direct zichtbaar. Sommige systemen gebruiken bijvoorbeeld groen voor beschikbaar en rood voor bezet. Hierdoor kunnen medewerkers sneller bepalen waar ze terechtkunnen.

Een professionelere uitstraling

Een digitaal scherm naast een vergaderruimte zorgt ook voor een verzorgde uitstraling. Papieren reserveringslijsten of handgeschreven briefjes zijn niet meer nodig. De informatie wordt automatisch bijgewerkt.

Voor organisaties die regelmatig klanten of zakelijke relaties ontvangen, kan dit een prettige indruk geven. Bezoekers zien direct waar hun afspraak plaatsvindt, mits de ruimtegegevens duidelijk worden weergegeven.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een display?

Niet ieder reserveringsscherm heeft dezelfde mogelijkheden. De juiste keuze hangt onder andere af van het aantal vergaderruimtes, de bestaande software en de manier waarop medewerkers ruimtes reserveren.

Let bij het vergelijken van oplossingen vooral op de volgende punten:

• Agenda-integratie: Werkt het systeem samen met de agendaomgeving die jouw organisatie gebruikt?

• Gebruiksgemak: Kunnen medewerkers zonder uitgebreide uitleg reserveringen bekijken en maken?

• Schermformaat: Is de informatie vanaf een normale kijkafstand goed leesbaar?

• Check-infunctie: Kunnen ongebruikte reserveringen automatisch worden vrijgegeven?

• Installatie: Is een netwerkaansluiting, wifi of Power over Ethernet nodig?

• Beheer: Kunnen beheerders eenvoudig ruimtes toevoegen en instellingen aanpassen?

Ook de privacy verdient aandacht. Op een scherm hoeft niet altijd de naam van de organisator of de titel van een vertrouwelijke vergadering te staan. Bij veel systemen kun je instellen welke informatie zichtbaar wordt.

Daarnaast is het verstandig om vooraf te onderzoeken welke kosten bij de oplossing horen. Denk aan de aanschaf van de schermen, eventuele softwarelicenties, installatie en onderhoud. Een goedkoper scherm is niet automatisch de voordeligste oplossing wanneer er hoge terugkerende kosten tegenover staan.

Voor welke organisaties is een room booking display geschikt?

Een room booking display is vooral interessant voor organisaties waar meerdere medewerkers gebruikmaken van gedeelde vergaderruimtes. Hoe intensiever deze ruimtes worden gebruikt, hoe groter het voordeel van een duidelijk reserveringsoverzicht kan zijn.

Bij een klein kantoor met één vergaderruimte is een gedeelde agenda mogelijk al voldoende. In een groter kantoor met tien vergaderruimtes wordt het lastiger om zonder aanvullende hulpmiddelen overzicht te houden. Zeker wanneer medewerkers hybride werken en niet dagelijks op kantoor aanwezig zijn.

Ook bij flexkantoren, bedrijfsverzamelgebouwen en opleidingslocaties kunnen digitale displays nuttig zijn. Verschillende gebruikersgroepen delen daar vaak dezelfde ruimtes. Een centraal reserveringssysteem helpt om afspraken overzichtelijk te houden.

Aanbieders zoals Reflex Online richten zich op oplossingen voor digitaal reserveren en beheren van vergaderruimtes. Bij het selecteren van een oplossing is het verstandig om te kijken of de beschikbare functies aansluiten op de dagelijkse werkwijze van de organisatie. Een uitgebreide oplossing heeft immers weinig meerwaarde wanneer medewerkers slechts een klein deel van de mogelijkheden gebruiken.

Zo haal je meer uit digitaal vergaderruimtebeheer

Een room booking display werkt het beste wanneer medewerkers duidelijke afspraken maken over het reserveren van ruimtes. De techniek kan veel ondersteunen, maar voorkomt niet automatisch dat mensen vergeten hun reservering te annuleren.

Begin daarom met een paar eenvoudige afspraken. Reserveer alleen de tijd die daadwerkelijk nodig is en annuleer vergaderingen die niet doorgaan. Gebruik de check-infunctie wanneer die beschikbaar is en zorg dat medewerkers weten hoe ze een spontane reservering kunnen maken.

Het kan daarnaast nuttig zijn om het gebruik van vergaderruimtes te evalueren. Sommige reserveringssystemen bieden rapportages over bezetting en gebruik. Daarmee kun je bijvoorbeeld ontdekken dat een grote vergaderzaal vaak door slechts twee personen wordt gereserveerd.

Dergelijke informatie kan helpen om de beschikbare kantoorruimte beter in te delen. Misschien zijn er meer kleine overlegplekken nodig en juist minder grote vergaderzalen. Zo levert digitaal ruimtebeheer niet alleen gemak op, maar ook bruikbare informatie voor de inrichting van het kantoor.