De organisatie van een congres

Een congres is in feite niets meer dan een groot evenement of grote bijeenkomst rondom een bepaald onderwerp of bedrijf. Wanneer organiseer je een congres? Een congres organiseer je in principe uit marketig oogpunt. Wanneer je jouw doelgroep iets wil laten weten, wil overtuigen, wil verbinden of wil betrekken. De organisatie vereist veel tijd, voorbereiding en keuzes. Wie, wat en hoe wil je jouw doelen bereiken? Wij geven je een aantal tips waar je rekening mee moet houden bij de organisatie van een congres! 

De basis: weten wat je wilt 

Je organiseert geen congres zonder te weten wie en wat je ermee wilt bereiken. Wie is jouw doelgroep? Zijn dit je klanten, je collega’s, je partners of juist potentiëlen? Wat wil je van hen? Wat hoop je dat zij aan het eind van jouw congres denken, vinden of ondernemen? Jouw doelgroep moet centraal staan tijdens het gehele evenement. De verdere inrichting en organisatie bouw je hierop voort. Denk vanuit je doelgroep én je eigen doelstellingen. 

Een passende congreslocatie 

Er zijn door het land wel honderden locaties waar jij een congres kunt organiseren. Het belang van een passende congreslocatie is groter dan je denkt. Het is erg zonde als je een prachtig evenement hebt georganiseerd, wat teniet wordt gedaan door een grauwe saaie bedrijfshal. Zorg ervoor dat je doelgroep zich welkom, sfeervol en op zijn of haar gemak voelt. Daarnaast moet het congrescentrum ook voldoen aan de basiseisen die je stelt. Zorg ervoor dat mensen de ruimte hebben, dus de locatie groot genoeg is. Komen er veel mensen? Houd dan dus ook rekening met veel auto’s. Is jouw locatie goed bereikbaar vanuit het hele land en kan men zijn of haar auto kwijt? Kortom, zorg ervoor dat het voor mensen geen “gedoe” is om jouw congres te bereiken. Een goed en gemakkelijk begin, is tenslotte het halve werk. 

Je kunt en hoeft niet alles zelf te doen

Wanneer jij verantwoordelijk bent voor de organisatie, zal je gauw merken dat het congres jouw “kindje” wordt. Voorkom echter dat je alles zelf wilt en/of gaat doen. Het evenement is waarschijnlijk groot zat en vereist veel tijd, aandacht en specifieke kennis en vaardigheden. Misschien ben je erg goed in organiseren, maar absoluut niet technisch. Of is de presentatie helemaal jouw ding, maar ben je taaltechnisch minder sterk. Daarnaast is de kans groot dat jij hét gezicht bent, waardoor je vooraan staat bij het contact, de vragen en verdere interactie. Geef het uitvoerende werk dan ook uit handen.

Was jouw congres een succes?

Wanneer er een einde is gekomen aan de congresdag, houdt het werk niet op! Ga na of jouw congres een succes was. Heb je je doelen al bereikt of wanneer hier meer tijd overeen gaat, hoe ga je dit bijhouden en meten? Houd contact met je doelgroep over hoe zij het vonden en of ze nog vragen hebben. Wie weet bereik je jouw doelen wel pas na je congres. 

Veel succes!